Diritto di accesso ai propri dati personali in ambito lavorativo

Giusta gli art. 8 LPD e 328b CO il lavoratore ha un diritto di accesso ai dati che lo concernono e che sono trattati dal datore di lavoro, in particolare per ciò che concerne il proprio dossier personale, che include tutti i dati concernenti il rapporto di lavoro, che documentano la nascita, lo svolgimento e la fine del rapporto di lavoro. Ne fanno parte per esempio valutazioni del personale, verbali di colloquio tra datore di lavoro e dipendente e simili.

Ne fanno parte anche rapporti d’inchiesta interni. Non è chiaro se ne facciano parte anche i documenti che hanno servito quale base per il rapporto d’inchiesta: nella misura in cui si tratta di testimonianze raccolte, la risposta è affermativa. Nella misura in cui si tratta di atti allestiti dallo stesso dipendente nell’ambito della propria funzione, il Tribunale d’appello cantonale ha ritenuto che non trattandosi di documenti personali non vi è diritto d’accesso in base alla LPD (v. sotto).

Le eccezioni sono regolate all’art. 9 LPD. Dati per uso esclusivamente personale, quali appunti in vista di colloquio o scambi di e-mail tra superiori per giungere ad una decisione (formazione della volontà) non fanno parte dei dati personali del dipendente (art. 2 LPD).

A protezione dell’interesse di terzi i documenti possono eventualmente venire anonimizzati. Tuttavia, la semplice protezione delle fonti non è motivo sufficiente per negare il diritto di accesso ai dati personali e sarebbe contrario al principio di proporzionalità.

La datrice di lavoro deve trasmettere alla dipendente solo copia dei dati personali che la riguardano personalmente, ad esclusione di quelli di altre persone. Qualora la dipendente voglia prevalersi di documenti estranei al suo fascicolo personale per ottenere prove in vista di una futura vertenza con la datrice di lavoro, dovrà farlo servendosi degli appositi strumenti previsti nel CPC (IICCA 12.2013.124 del 12.02.2014).

Si veda al proposito Roger Rudolph, Das Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in sein Personaldossier, AJP/PJA 12/2014 p. 1672.

A Cantoni e Comuni la LPD non si applica: occorre consultare le leggi cantonali.

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